• 对离散型制造业存货流转的分析及对 库存管理策略的探讨

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对离散型制造业存货流转的分析及对 库存管理策略的探讨

新疆分所 梅晓泉

通过我们对数个离散型制造业公司的审计,发现企业的存货流转均存在诸多问题,主要问题为企业存货的实物流转与供应链记录严重脱节,供应链中的记录记载远跟不上实物流转的进度,导致每次盘点都会有大量的出库入库未及时记载及其他配件记载混乱的情况,虽然一些离散型制造业结转成本按配额结转,但是,其一在资产负债表日若企业还在生产中时,这种现状会导致企业资产与负债记载不实,数额差异巨大,其二当企业最终发展扩大,订单达到一定数量时,这种账实不能对应的现状会导致因供应商催款导致的资金周转滞涩以及不能按时交货推后客户订单等情况。

对于离散型制造业的库存管理问题,我们尝试对这种类型的企业库存现状进行一次深入分析并对库存管理策略进行一次探讨。

以我所的审计对象:波曼机械制造为例,该公司属于大型机械设备制造行业,属于典型的离散型制造业,这种企业的库存具有零配件品种繁多、有多种分散制造的配件、制程周期较长、物料关系复杂、物流路线复杂等特点,我们从以下三个方面对企业的库存管理进行分析:

1)库存结构的分析2)设置库存管理控制点3)制定基于企业生产特点的库存控制策略

一、库存结构的分析:

 

我们根据企业目前存在的库存配件种类,逐一解构,如下图所示:

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

如上图所示,企业的生产流程也是由最初的原材料为起点直到最终的产成品库存商品,但是企业内部控制梳理前只能在财务记录中看到外协库、外购库等所有物资均在原材料科目中核算,而且均未表现出“原材料—半成品—产成品”的基本生产过程,但是这些流程都实实在在存在于企业的实际生产当中,而在库房方面只分为外协库、外购库、成品库三个库存核算单位,每个核算单位设置库管一名,库存管理结构设置过于简单,这也是导致库存管理混乱的根源所在。

在我们对其梳理后,我们认为,如上图所示,企业应设置如下科目:

1、原材料

2、自制半成品

3、外协成品件(厂标件)

4、外购电器件

5、外购其他成品件

6、标准件

7、备用件(售后配件)

8、残损件

各个科目在库房管理员处分立账册(手工账或者EXCEL格式电子账),严格按收入发出记载,在资产负债表日形成汇总表格交予财务部门核算,财务部门也应对应库存记载设置相应科目核算,以形成于实物流转一致的财务记载。

 

二、设置库存管理控制点

目前在制造行业较为通行的管理方式为推拉结合式管理方式,企业根据外部需求计划物料投放进行生产,称之为推式生产,企业根据系统自身的状态授权物料投放进行生产,即称之为拉式生产。推拉结合式生产管理即为将两者结合,合理设置库存控制点,能使企业生产系统利用拉式生产的优点保证生产执行的连贯性,同时还能保持推式系统的客户驱动性。如下图所示:

 

 

 
  右弧形箭头: 拉式投料触发

 

 

 

 

 

 

 

 

 

库存管理控制点为离散型制造业生产的关键控制点之一,但企业内部控制梳理前在生产时完全跳过了这一关键控制点,在没有经过任何的物料投放安排即直接进入生产制程过程,这使得企业的库存管理沦为虚设,在2009年年终资产负债表日的盘点监盘中,由于正值处于驱动耙安装时期,同样发现大量未出库入库而直接进入生产流程的配件及加工件,这使得财务记载出现严重账实不符,库管更是无法核对清楚实物与供应链中的数据。

库存控制点是推式生产与拉式生产的结合点,即生产计划与实际执行的结合点,对于需求复杂、物料种类繁多的企业来说,设置合适的库存控制点是非常重要的。

库存控制点的设置取决于客户的偏好以及生产流程的实质细节,将库存控制点移近客户需求可以缩短交货提前期,但是需要保持较高的库存水平,就当时现场观察到的情况,企业的库存情况比较接近高水平库存而尽量缩短交货提前期的库存控制点设置。

对此,我们建议企业设置物资管理部门,并在库存控制点的设置上应努力遵循以下原则:

(1)只有在客户看来,交货期缩短确实显著提高了服务水平,设置靠近客户的库存控制点才是有意义的。也就是说,库存水平的高低应以生产能力和生产质量为前提,在没有生产能力和生产质量作为保证的前提下(如:产品设计有缺陷、为赶工期产品质量有下降等),高水平的库存起到的是相反的效果,它可能导致占用企业资金、引起资金周转困难,甚至因设计改革导致大量库存被迫转为废件。

(2)兼顾生产连贯性及质量要求,合理设置库存控制点,例如零部件的库存控制点一般不设置在加工车间的生产现场(生产领用的配件材料应该已从库房中出库);部件需要经过质量检测才能确定是否合格,则检测点应设置在库存控制点之前等。当时企业有质量检测的流程,但是企业对检测点是设置在库存控制点的中间,也就是说入库时并没有质量检测结果,但是出库时则必须以质量检测报告作为依据之一,这完全是本末倒置的做法,它完全打断了“库存材料—生产制程”的供应链,应该必须以质量检测是否合格作为是否可以入库的标准,而不是在材料都已经出库了以后再等待检测结果决定其是否能出库,在当时的实际监盘中我们甚至有发现总装完成后产品都已出售给了用户,但是还有配件未出库的情况,对此企业曾提出有部分配件需要安装完成、运行一定时间以后才能做出质量判断,我们建议企业应该完全可以通过提高检测技术手段来解决此类问题,以确保“库存材料—生产制程”这段供应链的完整性和可靠性。

(3)在产品客户定制化程度随生产进程逐渐提高的系统中,要想保持较低的安全库存水平,则库存控制点应尽量靠近原材料的计划和生产安排。

 

三、制定基于企业生产特点的库存控制策略

在通过对以上两项的分析和若干次现场审计后,我们发现企业在存货实物流转的流程上缺陷多多,从实物流转到账务记载中存在断层,在若干次实地监盘中均为账实核对非常困难,对此我们认为企业有必要建立一套基于企业自身生产特点的库存控制机制,应从一个粗放式的经营管理模式逐步走向精细化管理模式。

现在我们对一个标准制造型企业的完整存货流程做以描述,如下图所示:

 

此流程模板选自于精益生产系统流程图,由图示我们可以看到,企业实际是从“物料需求计划”流程开始进入供应链库存控制体系的,在企业内部供应链中,库存从需求计划,到购进入库,到转入生产,再到成品出售贯穿于企业活动的各个环节,库存伴随着物料流动存在于企业的整个生产活动。

因此,我们建议企业应严格按以上的流程同时依据自身的生产特点设置一套完整、思路清晰、行之有效的库存核算体系和库存控制体系,对流程中各个阶段的记载核算、审批授权应更加清晰和明确,只有这样才能更好的评价自身的生产能力,更好的把握市场风险,在行业中立于不败之地。